Die 5 größten Irrtümer zur E-Mail-Sicherheit – und wie Sie Ihr Unternehmen schützen

…und zugleich eines der größten Einfallstore für Cyberangriffe. Trotz jahrzehntelanger Nutzung bestehen hartnäckige Mythen über ihre Sicherheit. Dieser Beitrag klärt fünf der häufigsten Irrtümer auf und gibt IT-Verantwortlichen konkrete Handlungsempfehlungen für mehr Schutz im Arbeitsalltag.

E-Mail – Alltagswerkzeug mit hohem Risiko

Rund 330 Milliarden E-Mails wurden laut Statista im Jahr 2022 weltweit täglich verschickt – eine Zahl, die zeigt, wie zentral dieses Medium für Unternehmen und Organisationen ist. Doch je alltäglicher der Umgang, desto größer ist die Gefahr durch Nachlässigkeit. Laut dem BSI-Bericht 2023 bleiben Phishing und Social Engineering die häufigsten Einfallstore für erfolgreiche Angriffe – zumeist per E-Mail.

Irrtum 1: „Nur Anhänge sind gefährlich“

Realität: Auch HTML-E-Mails können beim bloßen Öffnen Schadcode ausführen – etwa über eingebettete Tracking-Pixel („Web Bugs“) oder manipulierten Quellcode.

Empfehlung: Deaktivieren Sie die HTML-Vorschau im Mail-Client. Nutzen Sie das Nur-Text-Format als Standard und aktivieren Sie HTML-Darstellungen nur bei verifizierten Absendern.

Irrtum 2: „Spam kann ich einfach abbestellen“

Realität: Ein Klick auf Abmeldelinks in Spam-Mails signalisiert dem Absender, dass Ihre E-Mail-Adresse aktiv ist – und führt oft zu noch mehr Spam oder gezielten Phishing-Angriffen.

Empfehlung: Verdächtige Mails sofort löschen, niemals antworten oder Links anklicken. Nutzen Sie Spam-Filter und eine Zweitadresse für Online-Anmeldungen.

Irrtum 3: „Ich erkenne den Absender – also ist die Mail echt“

Realität: Absenderadressen lassen sich leicht fälschen (Spoofing). Selbst scheinbar vertrauenswürdige Namen können manipuliert sein – besonders bei CEO-Fraud oder internen Angriffssimulationen.

Empfehlung: Immer den vollständigen Header prüfen. Bei ungewöhnlichen Zahlungsanweisungen oder Passwortabfragen ist Rücksprache über einen anderen Kanal Pflicht.

Irrtum 4: „Phishing erkennt man auf den ersten Blick“

Realität: Professionelle Phishing-Mails imitieren seriöse Unternehmen täuschend echt – inkl. Design, Absendernamen und persönlicher Ansprache. Fehlerfreie Sprache ist längst Standard.

Empfehlung: Niemals über Links in E-Mails einloggen. Bei Zweifeln URL manuell eingeben oder direkt auf der Website des Anbieters prüfen. Phishing-Versuche melden.

Irrtum 5: „Verschlüsselung ist optional“

Realität: Der Versand unverschlüsselter E-Mails mit personenbezogenen oder sensiblen Inhalten verstößt gegen die DSGVO – und kann teuer werden.

Empfehlung: Setzen Sie auf E-Mail-Verschlüsselung via Gateway oder S/MIME-Zertifikate – intern wie extern. So sichern Sie vertrauliche Informationen effektiv ab.

Praxisbeispiel: Phishing erfolgreich abgewehrt

Ein mittelständisches Logistikunternehmen erhielt eine täuschend echte E-Mail, die angeblich vom CFO stammte – mit der Bitte um eine dringende Zahlung. Dank eines Awareness-Trainings erkannten Mitarbeitende die verdächtige Formulierung und meldeten den Vorfall. Die Zahlung konnte verhindert werden.

Unsere Lösung: Layer8 – Security Awareness, die wirkt

Viele Cyberangriffe lassen sich nur deshalb erfolgreich durchführen, weil Mitarbeitende nicht ausreichend sensibilisiert sind. Mit Layer8, der modularen Schulungsplattform von Allgeier CyRis, trainieren Ihre Teams den sicheren Umgang mit E-Mails praxisnah und interaktiv:

• Interaktive E-Learnings: spielerisch aufbereitete Lerneinheiten – auch mobil verfügbar
• Phishing-Simulationen: realitätsnahe Testszenarien im Unternehmenskontext
• „Phishing melden“-Add-in: einfache Integration in Outlook zur direkten Gefahrenmeldung
• Zertifizierbare Trainingsnachweise: z. B. für ISO 27001 oder IT-Grundschutz

Checkliste: So machen Sie Ihre E-Mail-Kommunikation sicherer

• HTML-Anzeige in E-Mails deaktivieren
• Spam-Mails nicht öffnen oder beantworten
• Absenderadressen sorgfältig prüfen
• Mitarbeitende regelmäßig schulen
• Verschlüsselung für sensible Inhalte aktivieren
• Phishing-Mails konsequent melden

Fazit: Menschliche Schwachstellen minimieren 

Die E-Mail bleibt ein zentrales Angriffsziel für Cyberkriminelle. Technische Schutzmaßnahmen sind wichtig – aber erst durch geschulte und sensibilisierte Mitarbeitende wird IT-Sicherheit ganzheitlich wirksam. Schließen Sie Ihre Sicherheitslücken dort, wo Firewalls an ihre Grenzen stoßen: beim Menschen.

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