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Cyber Security StrategieSchutzmaßnahmen & Best Practices

Sechs bewährte Regeln für mehr E-Mail-Sicherheit in Unternehmen

01.09.2022 | Tina Siering
Lesezeit: 3 Minuten (580 Wörter)

E-Mails zählen weiterhin zu den größten Einfallstoren für Cyberangriffe.
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Laut BSI ist Phishing eine der häufigsten Einfallsmethoden für Malware, Ransomware und Datendiebstahl. Umso wichtiger ist es, die eigene E-Mail-Kommunikation durch technische Schutzmechanismen und organisatorische Maßnahmen abzusichern. Im folgenden Beitrag erhalten Sie sechs bewährte Empfehlungen für mehr E-Mail-Sicherheit – praxisnah und direkt umsetzbar.

1. Plausibilitätscheck und E-Mail-Authentifizierung mit DKIM

Schon beim Empfang einer E-Mail sollte ein schneller Plausibilitätscheck erfolgen: Ist der Absender bekannt? Passt der Betreff zum Kontext? Wird ein Anhang erwartet? E-Mails mit unerwarteten Aufforderungen, Drohungen oder Zeitdruck sind typische Phishing-Versuche.

Technisch lässt sich die Absenderprüfung durch DKIM (DomainKeys Identified Mail) ergänzen. Dabei wird die E-Mail beim Versand mit einer digitalen Signatur versehen. Der empfangende Mailserver vergleicht diese Signatur mit dem öffentlichen Schlüssel in der DNS-Zone. So kann die Authentizität der Nachricht bestätigt und Spoofing verhindert werden.

Zusätzlich sollte DMARC aktiviert werden, um zu definieren, wie mit nicht authentifizierten E-Mails umgegangen wird. In Kombination mit SPF (Sender Policy Framework) entsteht so ein robuster Schutz gegen gefälschte Absender.

2. Grundlegende E-Mail-Schutzmaßnahmen umsetzen

Eine sichere E-Mail-Nutzung beginnt mit der richtigen Konfiguration und starken Zugangsdaten. Folgende Maßnahmen sollten Standard sein: 

  • Verschlüsselte Verbindung zum Postfach (HTTPS)
  • Verzicht auf HTML-Mails und externe Inhalte wie Bilder
  • Verwendung starker Passwörter und Aktivierung der Multi-Faktor-Authentifizierung
  • Regelmäßige Prüfung und Entfernung veralteter E-Mail-Konten

3. System- und Software-Updates konsequent durchführen

Auch bei gut geschützten E-Mails können Sicherheitslücken in Betriebssystemen oder Anwendungen ausgenutzt werden. Ein wirksames Patch-Management ist daher unverzichtbar:

  • Sicherheitsupdates regelmäßig installieren
  • Auto-Update-Funktion in Anwendungen aktivieren
  • Nur vertrauenswürdige Quellen für Downloads nutzen

 

Viele Schwachstellen werden erst nach Ausnutzung durch Angreifer bekannt. Daher sollte kein Update aufgeschoben werden – die Gefahr ist real.

4. Serverkonfigurationen professionell absichern

Die Konfiguration Ihrer E-Mail-Server ist entscheidend für die Vertrauenswürdigkeit Ihrer Nachrichten. Achten Sie insbesondere auf:

  • Korrekte Einrichtung des SPF-Records
  • Limitierung von Anfragen zur Benutzerprüfung (SMTP Enumeration)
  • Verwendung von SSL-Zertifikaten statt selbstsignierter Zertifikate

 

Selbstsignierte Zertifikate führen häufig zu Warnmeldungen und können das Vertrauen Ihrer Kommunikationspartner untergraben.

5. E-Mails effektiv verschlüsseln

Unverschlüsselte E-Mails sind wie Postkarten: einfach abfangbar. Um DSGVO-konform und sicher zu kommunizieren, empfehlen sich folgende Verschlüsselungsverfahren:

  • TLS zur Transportverschlüsselung zwischen Mailservern
  • S/MIME oder PGP für Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
  • Asymmetrische Verschlüsselung für sensible Daten

 

Welche Methode die passende ist, hängt vom jeweiligen Einsatzzweck und der Empfängerstruktur ab. Grundsätzlich sollte TLS immer als Mindeststandard gelten.

6. Absender durch digitale Signatur verifizieren

Neben der Verschlüsselung ist die digitale Signatur ein zentraler Baustein der E-Mail-Sicherheit. Sie gewährleistet:

  • Nachweis der Herkunft der E-Mail
  • Unveränderlichkeit des Inhalts
  • Erhöhtes Vertrauen beim Empfänger

 

Hierfür empfiehlt sich der Einsatz von vertrauenswürdigen Software-Zertifikaten, wie sie Allgeier CyRis zur Verfügung stellt.

 

Unsere Lösung: Software-Zertifikate für sichere E-Mail-Kommunikation

Mit den Software-Zertifikaten von Allgeier CyRis lassen sich E-Mails einfach und rechtssicher signieren oder verschlüsseln. Unternehmen können damit DSGVO-Anforderungen erfüllen, die Kommunikation absichern und das Vertrauen ihrer Partner stärken.

Highlights:

  • Zertifikate von vertrauenswürdigen Certificate Authorities (CA)
  • Kompatibel mit gängigen Mailclients
  • Ideal für rechtsverbindliche Kommunikation

Checkliste: E-Mail-Sicherheit in sechs Schritten

  • DKIM, SPF und DMARC korrekt konfigurieren
  • HTTPS, starke Passwörter und MFA nutzen
  • Systeme und Mailserver regelmäßig patchen
  • SSL-Zertifikate von offiziellen Stellen verwenden
  • TLS und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung einsetzen
  • E-Mails digital signieren mit Software-Zertifikaten

 

Fazit: E-Mail-Sicherheit beginnt mit klaren Regeln

E-Mail-basierte Angriffe sind vielfältig, täglich und oft erfolgreich. Die hier vorgestellten Regeln helfen IT-Verantwortlichen, die gröbsten Schwachstellen systematisch zu beseitigen. In Kombination mit technischer Härte, guter Konfiguration und Benutzer-Sensibilisierung erreichen Unternehmen ein deutlich höheres Sicherheitsniveau.

Sie möchten Ihre E-Mail-Kommunikation technisch und rechtlich absichern? Unsere IT-Sicherheitsexperten beraten Sie gerne zu Software-Zertifikaten, sicheren E-Mail-Gateways und individuellen Schutzkonzepten.